Seni Budaya ; Pameran Seni Rupa ; Merencanakan Pameran

C.  Merencanakan Pameran

Rencana  sebuah  pameran  perlu  dirancang  secara  sistematis  dan  logis  agar  pada  waktu  pelaksanaannya  berjalan  lancar.  Tanpa  perencanaan  yang  sistematis  sebuah  pameran  tidak  dapat  berjalan  lancar  sesuai  dengan  yang  diharapkan.  Pelajari  tahapan  umum  dalam  perencanaan  penyelenggaran  pameran seni rupa berikut ini.

1. Menentukan Tujuan 

Langkah awal yang harus diperhatikan dalam menyusun program pameran adalah menetapkan dulu tujuan pameran tersebut. Penyelenggaraan pameran  dapat saja bertujuan untuk menggalang dana yang bersifat komersial, sosial  atau kemanusiaan. Cobalah diskusikan dengan guru dan teman kalian tujuan  penyelenggaraan yang paling tepat untuk kegiatan pameran dalam pekan seni  akhir semester atau tahun ajaran yang akan datang.

2. Menentukan Tema Pameran

Tema pameran ditentukan setelah tujuan pameran dirumuskan. Penentuan tema berfungsi untuk memperjelas tujuan yang akan dicapai, dengan adanya  tema  dapat  memperjelas  misi  pameran  yang  akan  dilaksanakan.  Setelah  rumusan  tujuan  dan  tema  telah  kita  tetapkan,  langkah  berikutnya  adalah  menyusun kepanitiaan pameran.

3. Menyusun Kepanitiaan 

Untuk  mendukung  kelancaran  penyelenggaraan  pameran  agar  berjalan dengan lancar perlu dibuat kepanitiaandalam sebuah organisasi kepanitiaan  pameran.  Penyusunan  struktur  organisasi  kepanitiaan  pameran  disesuaikan  dengan tingkat kebutuhan, situasi, dan kondisi sekolah. Umumnya struktur  kepanitiaan sebuah pameran terdiri dari panitian inti dan dibantu dengan sek- si-seksi.

Penyelenggaraan pameran seni rupa sekolah akan berjalan lancar bila ada  pembagian tugas kepanitian yang jelas. Hal ini dilakukan agar masing-masing  orang yang terlibat dalam kepanitiaan pameran memiliki rasa tanggung jawab  dan  kebersamaan.

Secara  singkat,  berikut  ini  pembagian  tugas  kepanitiaan  dalam pemaran seni rupa :

• Ketua

Ketua panitia adalah pimpinan penyelenggaraan pameran yang bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan pameran. Ketua  diharapkan dapat mencari jalan keluar untuk menyelesaikan berbagai masalah  yang timbul sejak perencanaan hingga pelaksanaan pameran. Seorang ketua  seyogianya memiliki sikap kepemimpinan yang tegas dan jujur yang disertai  sifat  sabar  dan  bijaksanapenuh  rasa  tanggung  jawab  terhadap  tugas  dan  kewajiban  yang  telah  menjadi  garapannya.  Dalam  menjalankan  tugasnya,  seorang ketua harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan berbagai  pihak, yang mendukung kegiatan pameran.

• Wakil Ketua

Tugas sebagai wakil ketua adalah pendamping ketua, bertanggung jawab atas kepengurusan berbagai hal dan memperlancar kegiatan seksi-seksi, juga  mengganti  (melaksanakan)  tugas  ketua,  apabila  ketua  berhalangan.  Sebagai  seorang wakil ketua, ia harus memiliki sikap tegas, jujur, sabar, serta memiliki  rasa tanggung jawab atas pekerjaan.

• Sekretaris

Tugas pokok sekretaris dalam suatu kegiatan pameran atau suatu organisasi di   antaranya   menulis   seluruh   kegiatan   panitia   selama   penyelenggaraan  pameran.  Pembuatan  surat-surat  pemberitahuan  kepada  kepala  sekolah,  orang tua, kepada Ka Dinas Pendidikan setempat, apabila pergelaran tersebut  akan  dilangsungkan  di  sekolah.  Sedangkan  apabila  pameran  tersebut  akan  diselenggarakan di luar sekolah, perlu ada surat izin dan dan pemberitahuan  kepada instansi pemerintah yang berwewenang.

Tugas sekretaris lainnya adalah mengarsipkan surat-surat penting tersebut  dan  menyusunnya  sesuai  tanggal,  waktu  pengeluaran  surat-surat  tersebut  secara cermat dan teratur. Selian itu, bersama ketua, membuat laporan kegiatan  sebelum, sedang dan sesudah pergelaran berlangsung.

• Bendahara

Seorang bendahara bertanggung jawab secara penuh tentang penggunaan, penyimpanan,   dan   penerimaan   uang   dana   yang   masuk   sebagai   biaya  penyelenggaraan  pameran.  Bendahara  harus  juga  dapat  menyusun  laporan  pertanggungjawaban  atas  penggunaan  dan  pengelolaan  keuangan  selama  pameran   berlangsung.   Untuk   itu   bendahara   memang   harus   betul-betul  mereka yang memiliki sikap yang jujur, teliti, cermat, sabar, tidak boros, dan  tidak lepas rasa tanggung jawab terhadap seluruh tugas yang dilaksanakannya.

Selain  susunan  panitia  inti  di  atas,  seksi-seksi  pun  dibentuk  sebagai  penunjang pelaksanaan pameran, di antaranya:

• Seksi Kesekretariatan

Seksi  ini  bertugas  membantu  sekretaris  dalam  pembuatan  dokumen tertulis seperti surat-menyurat, penyusunan proposal kegiatan, dan mencatat  segala sesuatu yang terjadi hingga pameran selesai.

• Seksi Usaha

Seksi  ini  berkewajiban  membantu  Ketua  dalam  pencarian  dana  atau sumbsngan  dari  berbagai  pihak,  untuk  menutupi  biaya  pameran.  Beberapa  usaha   untuk   memperoleh   dana,   misalnya   dari   iuran   peserta   pameran,  sumbangan  dari  siswa  secara  kolektif,  sumbangan  dari  donatur  atau  para  simpatisan  terhadap  diselenggarakannya  pameran,  baik  berupa  uang  atau  barang yang sangat diperlukan dalam penyelenggraan kegiatan tersebut.

• Seksi Publikasi dan Dokumentasi

Seksi  publikasi  bertugas  sebagai  juru  penerang  kepada  umum  melalui berbagai media, seperti dengan surat-surat pemberitahuan, spanduk kegiatan,  pembuatan  poster  pameran,  katalog,  undangan,  dan  sebagainya.  Apabila  dalam masalah pemberitahun tersebut ternyata memerlukan surat-surat izin  dapat berhubungan dengan sekertaris penyelenggaraan pameran.

Seksi  publikasi  juga  bertugas  untuk  membuat  laporan  dokumentasi  pameran,  dengan  jalan  mengumpulkan  hasil  pemotretan  tentang  kegiatan  dari awal sampai selesai (berakhir), dokumentasi pameran ini sangat penting  sebagai tolok ukur dan wawasan di masa mendatang.

• Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang

Seksi  Dekorasi  dan  Penataan  Ruang  pameran  bertugas  mengatur  tata ruang pameran. Seksi ini selain bertugas untuk menghias ruang pameran juga  bertugas  mengatur  denah  dan  penempatan  karya  yang  dipamerkan.  Dalam  penataan ruang pameran Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang pameran perlu  memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

◊ Pengaturan benda-benda yang dipajang tergantung di dinding 

ruangan  berupa  lukisan,  jangan  sampai  dicampur  atau  satu  tempat  dengan  benda-benda seni kerajinan lainnya yang dipajang di atas meja pameran, bila  mungkin disediakan ruangan gelar yang terpisah.

◊ Penataan  benda-benda  untukmengarahkan  pengunjung  agar  dapat  berkonsentrasi  waktu  menonton  dan  melihat  berbagai  barang  (karya)  yang  dipamerkan.

◊ Pemberian  hiasan  dekorasi  ruangan  diharapkan  tidak  berlebihan  sehingga mengganggu penikmatan karya yang dipamerkan.

◊ Pengaturan jalan masuk dalam ruang pameran sesuai dengan   keinginan karya mana yang diharapkan dilihat pertama kali dan karya mana  yang diharapkan dilihat terakhir kali.

◊ Penyertaan  musik  dan  lagu  sebagai  pengantar  dan  pengisi  suasana  pameran bertujuan untukmembantu pengunjung pameran menikmati      karya yang dipamerkan. Penyertaan musik pengiring yang berlebihan dapat  mengganggu  pengunjung  pameran  sehingga  tujuan  apresiasi  karya  dapat  tidak tercapai.

• Seksi Stand

Seksi  stand  atau  petugas  stand  adalah  penjaga  pameran  yang  bertugas menjaga  kelancaran  pameran,  mengatur  (mengarahkan)  pengunjung  mulai  dari  masuk  sampai  ke  luar  dari  ruang  pameran.Petugas  penjaga  stand  diharapkan  melayani  para  pengunjung  secara  ramah  dan  sopan  membantu  memberikan informasi tentang karya-karya yang dipamerkan.

• Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya

Karya  yang  akan  dipamerkan  dikumpulkan  dan  dipilih,  dikategorikan sesuai dengan tema pameran yang ditentukan. Seksi pengumpulan dan seleksi  karya bertugas melakukan pencataan dan pendataan karya (nama seniman,  judul, tahun pembuatan, kelas, harga, dll)  serta melakukan pemilihan karya  yang akan dipamerkan.

• Seksi Perlengkapan

Seksi Perlengkapan memiliki tugas untuk mengatur berbagai perlengkapan (alat dan fasilitas lain)yang digunakan dalam penyelenggaraan pameran. Seksi  ini bekerjasama dengan seksi dekorasi dan penataan ruang mempersiapkan  tempat  penyelenggaraan  pameran  serta  berkordinasi  secara  khusus  dengan  seksi  pengumpulan  dan  seleksi  karya  dalam  pengumpulan  dan  pemilihan  karya.

• Seksi Keamanan

Tugas  seksi  keamanan  dinataranya  menjaga  ketertiban  dan  keamanan lokasi pamerankhususnya kemanan karya-karya yang dipamerkan.  

• Seksi Konsumsi

Saat pembukaan pameran umumnya disediakan kudapan atau hidangan  bagi  tamu  undangan.  Seksi  Konsumsi  bertugasmenyediakan  dan  mengatur  konsumsi ketika pembukaan pameran tersebut. Seksi konsumsi juga  bertanggung  jawab  menyediakan  dan  mengatur  konsumsi  dalam  kegiatan kepanitian pameran.

4. Menentukan Waktu dan Tempat

Penentuan  waktu  pameran  yang  diselenggarakan  bersamaan  dengan pekan seni di sekolah biasanya dilakukan saat tidak ada kegiatan pembelajaran  di kelas seperti pada akhir semester atau tahun ajaran menjelang hingga saat  pembagian raport. Hal ini dimaksudkan agar penyelenggaraan pameran tidak  mengganggu kegiatan belajar dan dapat diikuti serta disaksikan oleh segenap  warga sekolah.

Penentuan  tempat  pameran  disesuaikan  dengan  kondisi  sekolah  dan  ukuran, jumlah serta karakteristik karya yang akan dipamerkan, apakah akan  dilakukan di kelas, di aula, gedung serba guna, dihalaman sekolah atau tempat  lain di luar sekolah.

5. Menyusun Agenda Kegiatan

Penyusuan  agenda  kegiatan  dimaksudkan  untuk  memberikan  kejelasan waktu   pelaksanaan   kepada   semua   fihak   yang   berkaitan   dengan   proses  penyelenggaraan pameran. Agenda kegiatan disusun dalam sebuah tabel dengan  mencantumkan komponen jenis kegiatan dan waktu (biasanya dalam bulan,  minggu dan tanggal). Untuk lebih jelasnya, di bawah ini contoh agenda kegiatan.

6. Menyusun Proposal Kegiatan

Penyusunan proposal kegiatan sangat bermanfaat dalam kegiatan persiapan  pameran.  Proposal  kegiatan  dapat  digunakan  sebagai  pedoman  penyelenggaraan   kegiatan   pameran.   Selain   itu,   proposal   ini   juga   dapat  digunakan  untuk  mencari  dana  dari  berbagai  pihak(sponsorship)  untuk  membantu  kelancaran 

penyelenggaraan  pameran.Secara  umum  sistematika  isi proposal biasanya mencakup: 

latar belakang, tema, nama kegiatan, landasan/ dasar  penyelenggaraan,  tujuan  kegiatan,  susunan  panitia,  anggaran  biaya,  jadwal kegiatan, ketentuan sponsorship, dan 

SEMANGAT BELAJAR